Jak uczciwie rozliczać pracę dla klienta?

Im więcej równoległych realizacji, tym trudniej panować nad zadaniami i rozliczać ich koszty. Do zarządzania projektami jest wiele dobrych programów, podobnie do tworzenia listy zadań, terminarzy itd.

Największym wyzwaniem jest jednak moim zdaniem określenie czasu pracy nad daną realizacją. Gdy koszty wykwalifikowanej kadry rosną, błędy w oszacowaniu potrzebnego/żużytego na daną realizację czasu skutkują np.

błędnym określeniem ceny za daną usługę, czyli klient przepłaci, albo firma straci,

błędnym rozliczeniem klienta z usług dodatkowych (materiały łatwo jest później policzyć, czasu juz nie),

niedoszacowaniem czasu na niezbędne prace towarzyszące – dobór urządzeń, szukanie dostawcy, proces zakupu

przeciekaniem czasu przez palce – cały dzień minął, a nie wiadomo na co

ostatecznie – niemożnością wystawienia klientowi faktury, gdy nie można wykazać, co się dla niego zrobiło

Oczywiście, można umawiać się z góry, ryczałtowo – wykonamy Panu system za xxx zł. Ale to mimo prostoty jest najgorsza metoda – albo klient przepłaci, albo firma straci. Od lat stosujemyb to tylko dla powtarzalnych, znanych zadań np. uruchomienie dostarczonych urządzeń KNX.

Co raz częściej jednak mamy do czynienia z nietypowymi życzeniami (czasem szukanie głośników ze złotą ramką może zająć cały dzień – nie da się tego rozsądnie wliczyć w cenę głośnika, bo czas na to stracony może ją znacznie przekroczyć). Albo konsultowanie z klientem każdej funkcji na budowie – nie każdy klient jest tak konkretny, że wypełni przygotowaną przez nas tabelkę – co, z którego klawisza chce włączać – czasem zdarza się klient, który chce na miejscu, w domu chodzić z inżynierem i pokazywać „o stąd, chcę włączać tamtą lampę”) – tego nie da się rozsądnie i uczciwie rozliczać inaczej, niż wg stawki godzinowej za konsultacje.

U nas długo był to problem, gdy doszło do tego, że aby utrzymać dział usług musieliśmy znacząco podnieść ceny za roboczogodzinę, w rezultacie czego klienci byli z tego niezadowoleni, w rezultacie czego inżynier czasem liczył klientowi godzinę zamiast trzech – miarka się przebrała – to droga po równi pochyłej do upadku albo firmy, albo jej wizerunku jako rzetelnej i uczciwej.

Jak to rozwiązać? Można notować każde zadanie, ale każdy wie, jak to się kończy – po kilku dniach zapominamy tego robić, zaznaczamy start, ale nie zaznaczamy końca, nie opisujemy, co robiliśmy itd. Po miesiącu pomysł upada.

Ja znalazłem prosty i niezwykle użyteczny programik na iPhone-a.
http://itunes.apple.com/pl/app/atimelogger/id358979305?mt=8

A jego opis jest na http://technologie.gazeta.pl/internet/1,104663,9352321,aTimeLoger___kontroluj_swoj_czas_,,ga,,7.html

Jednym kliknięciem wybieramy nazwisko klienta, co uruchamia licznik, na koniec zatrzymujemy go, wpisujemy opis zadania (np. „konsultacje z żoną w sprawie koloru przycisków”) i gotowe. A na koniec miesiąca łatwo generujemy raport ile czasu, na jakie zadania, poświęciliśmy danemu klientowi. Część zadań jest oczywiście wliczona w cenę ryczałtową, ale część to zlecenia specjalne, które dzięki raportowi możemy łatwo wykazać i rozliczyć z klientem.

Tak to robimy w SMARTech. Jestem ciekaw Waszych sposobów i opinii…